‘Another day at the office’ nieuwe stijl

 Marco van der Linden (Fidato)                 19 mei 2020

Net aangekomen – auto geparkeerd, fiets gestald of gewandeld vanaf het station – stap je binnen. Je groet de mensen van de receptie, wenst in het voorbijgaan enkele collega’s een goede morgen en je begeeft je naar je werkplek. Je legt je spullen op het bureau, hangt je jas op, start de computer en vertrekt doelgericht naar de coffee pantry. Een praatje, een snelle update, een korte vraag en terug naar het bureau. ‘Eens kijken…to do…teamvergadering, bilatje, klant bellen, offerte in de steigers zetten, tussenrapportage, … geen lunchafspraak, gewoon straks even naar het personeelsrestaurant. Relaxed, betrekkelijk rustige dag vandaag, niet te laat naar huis… another day at the office.’

Stelt u zich bovenstaand tafereel eens voor met de richtlijnen die nu gelden in verband met corona. Voor elke afzonderlijke medewerker bij u op kantoor. Wat denkt u nu?

Hoe dan ook komt er een dag dat we weer naar kantoor gaan. En dan zullen de richtlijnen voor social distancing nog steeds van kracht zijn. Is dat werkbaar? Hoe moet dat met vergaderingen, lunchen, stiltewerkplekken, flexplekken, kantoortuinen, sanitaire stops, parkeerplaatsen, fietsenstallingen, het kantoor binnenkomen of vertrekken vanuit uit het kantoor?

Is dat werkbaar? En kan dat op een voor medewerkers veilige manier binnen de op dit moment gestelde richtlijnen? Ja, dat kan.

Het begint met overzicht krijgen. Hoeveel mensen mogen er in een ruimte? Hoe zijn de routes naar de werkplekken, het personeelsrestaurant, de trappen, de liften, de uitgang, de koffiecorner…? Alle ruimtes worden heringericht, routes worden ingesteld en bewegwijzerd.

Wat moeten de mensen weten? Bijvoorbeeld of een flexplek beschikbaar is, of er ruimte is in het personeelsrestaurant, of er even 1-op-1 overleg mogelijk is in een vergaderzaaltje. Hoe krijgen de mensen de juiste informatie op de juiste tijd? U wilt voorkomen dat mensen door het gebouw gaan zwerven op zoek naar werkplekken of vergaderruimtes.

U wilt risico’s op corona-verspreiding zoveel mogelijk vermijden en bovendien niet onnodig veel werktijd verloren laten gaan.
Om dat allemaal in juiste banen te leiden, zou u een leger aan portiers, stewards, bewakers en dergelijke nodig hebben. Dat is natuurlijk een bizar idee. U weet ook wel dat er vast andere mogelijkheden zijn…

Uw kantoor 1,5 meter proof maken met audiovisuele oplossingen

Bestaande technieken zijn eenvoudig toepasbaar om uw kantoor 1,5 meter-proof te maken. Bijvoorbeeld draadloze sensoren die – met inachtneming van de privacywetgeving – de bezetting van werkplekken registreren of de actuele vrije plaatsen in het personeelsrestaurant aangeven. Deze informatie kunnen medewerkers steeds real time raadplegen via beeldschermen ter plekke met behulp van digital signage/narrowcasting, of een app. Zij kunnen meteen flexplekken reserveren of alerts instellen voor als een plek vrijkomt.

Of vergaderruimtes bespreken en enkele mensen uitnodigen om op locatie te komen voor overleg en de rest een link sturen voor deelname online. Dat kan zowel op afstand als op locatie middels reserveringsschermen aan de wand van de betreffende vergaderruimte.

Goede verstaanbaarheid is natuurlijk altijd belangrijk. Maar glazen panelen – bijvoorbeeld bij de receptie – en de 1,5 meter afstand maken het moeilijk. En u wilt natuurlijk niet dat er over en weer geschreeuwd moet worden. Er bestaan uitstekende microfoon- en luidsprekertechnieken die ervoor zorgen dat iedereen goed verstaanbaar is. Ook bij ‘hybride’ bijeenkomsten waarbij mensen deelnemen op locatie en anderen online via een videoconference call. Een microfoon met enkele meters bereik zorgt ervoor dat de deelnemers in de fysieke vergaderruimte veilig de 1,5 meter afstand tot elkaar kunnen bewaren en ze zijn uitstekend te horen bij de collega’s thuis achter het beeldscherm.

Via beeldschermcommunicatie kunt u op een attractieve wijze ook sturen op gedrag, zodat de kantoorbezetting optimaal en veilig is, evenals de routes naar die werkplekken. Uw medewerkers en gasten worden bij binnenkomst al geïnformeerd over te volgen richtlijnen en dergelijke. En u loodst ze – via slim geplaatste beeldschermen – verder door het pand, desgewenst tot bij de koffieautomaat.

‘Another day at the office’ nieuwe stijl.

En dan…de vrijmibo. Een sensor telt, een app communiceert; vooralsnog is de fysieke ruimte immers beperkt. Hoewel, genoeg ruimte nog op tafel en toog voor collega’s die met behulp van een beeldscherm er toch op afstand bij kunnen zijn om even bij te kletsen. Proost!

Geïnspireerd? Wilt u meer weten over de toegevoegde waarde van audiovisuele middelen of de oplossingen die in uw geval mogelijk zijn? Stuur me een mail m.vanderlinden@fidato.nl of bel me gerust +31 (0)26 – 376 00 74.