Een beeld van professionele online of hybride bijeenkomsten in de 1,5 meter economie…
Marco van der Linden (Fidato) 
5 juni 2020
Een training, college, congres, seminar, (aandeelhouders-)vergadering, klant-event, personeelsbijeenkomst…de behoefte aan meer face-to-face contact neemt toe. Maar hoe ga je dat ‘nieuw normaal’ aanpakken? Want deelnemers moeten nog altijd 1,5 meter afstand houden van elkaar en er mogen slechts een beperkt aantal mensen in één ruimte zijn.
Online kan, fysiek kan, mits de ruimte groot genoeg is, zodat alle richtlijnen gevolgd kunnen worden. Een combinatie kan ook: hybride.
“Nou, dan doen we toch zo’n online of hybride bijeenkomst? Internetverbinding, spot aan, camera aan, geluid aan en aan de slag…” Maar er komt heel wat bij kijken om zo’n bijeenkomst volwaardig, professioneel en soepel te laten verlopen. Hoe kun je deelnemers optimaal betrekken en hen het gevoel geven echt iets te beleven, zonder gehinderd te worden door alle techniek en organisatie?
We herkennen vijf aandachtsgebieden om mee te nemen in de voorbereiding van zakelijke bijeenkomsten, ook in ‘het nieuwe normaal’: 1. Doel, 2. Vorm, 3. Mensen, 4. Inhoud en 5. Randvoorwaarden
1. Doel
Wat wil je bereiken met je bijeenkomst, waarom en bij wie?
2. Vorm
In welke vorm je de bijeenkomst giet, is afhankelijk van je doel. De mogelijkheden zijn eindeloos. Een belangrijk criterium is de mate van interactiviteit die je wenst. Dit bepaalt of je vooral kiest voor éénrichtingsverkeer (monoloog, presentatie, talkshow, master class) of echt de interactie aangaat met deelnemers (polls, Q&A, spreekrecht, interruptie, een quiz, chatten, mailen).
Belangrijk is ook de aandachtsspanne die je mag verwachten: hoe lang kan een bijeenkomst duren? En hoe houd je rekening met het verschil in aandachtsspanne online en op locatie? Uitgekiende vormgeving en programma spelen een belangrijke rol. Ga je gebruik maken van live beelden? Webcasten, broadcasten, podcasten?
Zoals altijd is een goed script / draaiboek om alles in goede banen te leiden ook nu onontbeerlijk.
3. Mensen
De vraag is voor wie de bijeenkomst bedoeld is. Gaat het om een brede doelgroep en kies je voor een ‘open’ event? Of gaat het om een selectief gezelschap?
De vraag is ook wat mogelijk is in ‘het nieuwe normaal’: hoeveel deelnemers kun je op locatie ontvangen en hoeveel deelnemers wil je online bereiken? Dan moet je meteen goed nadenken over uitnodigen en aanmelden. Mailen? Via een portal? Is een verificatiesysteem nodig?
Bovendien wil je bij alle deelnemers een uitstekende indruk achterlaten. Wat doe je vooraf om maximale betrokkenheid te creëren en wat doe je na afloop? Hoe houd je rekening met het verschil tussen deelname ter plekke en online deelname?
4. Inhoud
Wat is je boodschap, wat wil je presenteren? Wordt er gebruik gemaakt van bestaande content of creëer je nieuwe? PowerPointpresentatie, visuals, video/film?
In hoeverre wil je sturen op inhoud? Moet je regie laten voeren op de inhoud? Het verhaal van sprekers bijvoorbeeld vooraf beoordelen? Of wil je inhoud laten ontstaan tijdens de bijeenkomst?
5. Randvoorwaarden
Aan het organiseren van een goede hybride of online bijeenkomst zitten allerlei randvoorwaarden waar je rekening mee moet houden. Dan gaat het bijvoorbeeld om privacy en de veiligheid van de online omgeving. Maar het gaat ook om gebruiksvriendelijkheid. Welk platform past het beste bij je bijeenkomst: Teams, ZOOM, Starleaf of een streamingdienst op maat? Wil je streamen naar extra kanalen zoals Youtube? Hoe wil je social media inzetten?
Een van de belangrijkste randvoorwaarden is de techniek. Geluid en beeld moeten uiteraard functioneel perfect zijn. Daarnaast spelen ze een belangrijke rol als je van de bijeenkomst echt een ‘experience’ wil maken die mensen nog lang zal heugen.
Andere randvoorwaardelijke items die kunnen spelen zijn bijvoorbeeld back up, wel / niet opnemen, verzamelen online data, online- cq camera-ervaring van sprekers, aanschaf cq huur van de benodigde techniek, een ruimte flexibel cq vast inrichten voor online / hybride bijeenkomsten.
Het is net als bij iedere andere zakelijke bijeenkomst: je wilt dat het er goed uitziet en dat alles soepel verloopt, geen ‘houtje-touwtje’. Toch? Een bijeenkomst, fysiek of online, kan maar beter in één keer goed zijn, zodat het een memorabele bijeenkomst wordt. Dat vinden wij normaal, ook in ‘het nieuwe normaal’!
Geïnspireerd? Wilt u meer weten over de toegevoegde waarde van audiovisuele middelen of de oplossingen die in uw geval mogelijk zijn? Stuur me een mail m.vanderlinden@fidato.nl of bel me gerust +31 (0)26 – 376 00 74.