Vergaderruimte van de toekomst

Met een grote hoeveelheid ontwikkelingen en innovaties, verandert onze vergaderruimte om aan onze vereisten te blijven voldoen. Waar staan we nu, en waar gaan we naar toe? Dit was de vraag die het IACC, International Association of Conference Centres, zichzelf stelde. Dit zette aan tot een grootschalig onderzoek onder meetingplanners. Wij zetten voor u de belangrijkste bevindingen uit het onderzoek op een rij.

• 75% van de meeting planners geven aan dat hun rol meer “experience creation” gericht is dan twee tot vijf jaar geleden. Interactiviteit en multimediale participatie krijgt steeds meer aandacht bij het plannen van conferenties en vergaderingen.
• 77% van de respondenten geven aan dat toegang tot interactieve technieken zoals tools voor interactie en samenwerkingsplatformen, belangrijker zijn dan twee jaar geleden.

Toen gevraagd werd naar de fysieke kenmerken van een ideale vergaderruimte, werden de volgende zaken het meest genoemd:

• Flexibele ruimte, toegankelijkheid en flexibele technologie die ondersteuning biedt voor video, conference calls en hybride vergaderingen.
• De ruimte is aan te passen op verschillende gebieden: visueel, geluidstechnisch, fysiek.

Verder wordt de beschikbaarheid van snel internet en goede akoestiek belangrijk gevonden.

Uw vergaderruimte toekomstproof?

Uit het onderzoek blijkt dat deze bepaalde eisen aan vergaderruimten de afgelopen jaren hetzelfde zijn gebleven. Deze eisen zullen de aankomende jaren ook nog steeds belangrijk blijven: hoge kwaliteit internettoegang, sterke akoestiek en goede verlichting. Belangrijke trends zijn het flexibeler, creatiever en unieker maken van vergaderruimten. Bij het inrichting van vergaderruimten is het dus belangrijk dat er vanuit AV & ICT rekening wordt gehouden met flexibele inzetbaarheid waarbij verschillende apparaten worden ondersteund. De juiste functionaliteit in uw vergaderruimten is een belangrijk gegeven bij ‘effectief vergaderen’ waarbij uw eigen wensen en vraagstukken bepalend zijn bij de inrichting van een toekomstgerichte vergaderruimte.